Créer un organisme de formation 100% clé en main

Introduction

La formation professionnelle en France est un secteur en pleine expansion, soutenu par des réformes successives qui renforcent la qualité des organismes et la possibilité de financements publics ou mutualisés. Pour les porteurs de projets et les acteurs du domaine éducatif, créer un organisme de formation représente à la fois une opportunité et un défi : il s’agit non seulement de maîtriser un cadre légal et administratif strict, mais aussi de construire une offre pédagogique adaptée à la demande du marché et de se conformer à des standards de qualité de plus en plus exigeants.

Les enjeux sont multiples : obtenir un numéro de déclaration d’activité, concevoir des parcours de formation reconnus, se structurer pour répondre aux attentes des financeurs (OPCO, CPF, Pôle emploi, etc.) et éventuellement viser la certification Qualiopi, désormais quasi incontournable. L’ouverture d’un organisme de formation permet de dispenser des actions qualifiantes, de valoriser l’expertise d’une équipe pédagogique et de développer un modèle économique pérenne. Toutefois, il est crucial de connaître les différentes étapes et les contraintes légales pour éviter les écueils.

Dans ce guide, nous proposons un panorama complet des démarches indispensables, des critères de qualité et des dispositifs de financement mobilisables. Nous verrons comment créer un organisme de formation en abordant successivement la déclaration d’activité, la conception des offres, la certification Qualiopi, la structuration pédagogique, puis l’accompagnement post-formation. Nous illustrerons chacun de ces volets avec des tableaux et des listes de conseils pratiques pour vous aider à mener à bien votre projet.

Qu’il s’agisse d’un projet individuel, d’un développement associatif ou d’une extension d’une structure existante, les principes restent sensiblement les mêmes : une analyse précise des besoins, une connaissance solide des règles administratives et une préparation rigoureuse de l’ingénierie pédagogique. Nous verrons également comment anticiper la gestion des financements et assurer la crédibilité de votre offre de formation auprès des entreprises et des particuliers.

1. Pourquoi créer un organisme de formation ?

Avant d’entrer dans le détail des démarches, il est essentiel de comprendre pourquoi créer un organisme de formation peut s’avérer particulièrement pertinent. Les motivations sont diverses : valoriser une expertise métier, répondre à un besoin de formation non couvert par le marché, développer une activité pérenne dans un secteur soutenu par des financements publics, ou encore professionnaliser la transmission des savoir-faire dans une entreprise.

Les avantages de la création d’un organisme de formation incluent :

• L’accès à des dispositifs de financement : En déclarant officiellement l’organisme, vous pouvez rendre vos formations éligibles aux aides (OPCO, CPF, Pôle emploi, etc.), ce qui augmente l’attractivité de vos parcours.
• La possibilité de concevoir des programmes sur mesure : Vous maîtrisez la conception pédagogique, la sélection des intervenants et la durée des parcours, pour répondre spécifiquement aux besoins de vos clients ou de vos collaborateurs.
• Le renforcement de la crédibilité : En obtenant un numéro de déclaration d’activité, puis éventuellement la certification Qualiopi, vous crédibilisez votre offre sur le marché, auprès des financeurs et des entreprises.
• Un modèle économique scalable : Selon le positionnement choisi (formations inter-entreprises, offres en e-learning, spécialisation sectorielle), vous pouvez croître et diversifier vos revenus.

Le tableau ci-dessous compare les avantages pour un individu (ou une entité) qui opte pour la création d’un organisme de formation, par rapport à la simple prestation de services de conseil ou de cours particuliers :

Cette distinction met en évidence la différence entre une simple activité de conseil ou de coaching, et la mise en place d’un véritable organisme de formation habilité à délivrer des programmes reconnus et finançables.

2. Les étapes administratives : de la déclaration d’activité à la reconnaissance

Pour créer un organisme de formation, la première formalité consiste à obtenir le numéro de déclaration d’activité auprès de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) de votre région (anciennement Direccte). Ce numéro est obligatoire pour dispenser des actions de formation relevant du champ de la formation professionnelle continue.

Voici les principales étapes administratives :

• Choix du statut juridique : Avant toute chose, vous devez constituer une entité légale (entreprise individuelle, EURL, SASU, association, etc.) adaptée à votre projet. Cela implique de réfléchir au régime fiscal et social, et aux éventuels partenariats ou actionnaires.
• Rédaction d’un programme et d’une convention de formation : Vous devez établir la liste de vos formations, leurs objectifs, leur durée, leurs modalités (présentiel, e-learning, alternance), ainsi que les publics visés. Les conventions et contrats de formation professionnelle doivent respecter le Code du Travail.
• Demande de numéro de déclaration d’activité : Vous disposez de 3 mois après la signature du premier contrat ou la facturation d’une formation pour déposer un dossier complet auprès de la DREETS, comprenant notamment un extrait Kbis, la copie du premier contrat de formation signé et la description de l’offre.
• Éventuelle inscription au RNCP ou au Répertoire Spécifique : Si vous visez l’enregistrement d’un diplôme ou d’un titre professionnel, vous devrez monter un dossier à transmettre à France Compétences. Cela vous permettra de proposer des formations certifiantes reconnues.

Ces formalités garantissent la régularité de votre activité de formation et vous confèrent un statut officiel. Sans cette déclaration d’activité, vous ne pourrez pas prétendre à la prise en charge de vos formations par les financeurs publics/mutualisés.

Le tableau ci-dessous détaille les documents et informations à fournir dans le cadre de la demande de déclaration d’activité :

Respecter ces étapes garantit la légalité de votre organisme et l’inscrit dans le cadre défini par la réglementation, vous ouvrant l’accès à des opportunités de financement.

3. Certifier son organisme : Qualiopi et autres reconnaissances

Depuis 2022, la certification Qualiopi est devenue quasi indispensable pour tout organisme souhaitant mobiliser des financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, etc.). Créer un organisme de formation implique donc de penser, dès la conception du projet, à la démarche qualité exigée par Qualiopi. Cette certification se base sur le Référentiel National Qualité, composé de sept critères et de multiples indicateurs, portant sur la conception, le suivi, l’évaluation et l’amélioration continue des actions de formation.

Pourquoi viser Qualiopi ? Parce qu’elle :

• Ouvre l’accès aux financements : Sans ce label, vous ne pourrez pas proposer à vos clients de faire financer leurs formations via le CPF, Pôle emploi ou d’autres dispositifs.
• Améliore la crédibilité : Qualiopi atteste de la rigueur de vos processus pédagogiques et administratifs, renforçant la confiance des entreprises et des apprenants.
• Stimule la progression interne : L’audit Qualiopi et le cycle d’amélioration continue encouragent la mise en place d’outils de pilotage (indicateurs de satisfaction, correctifs, etc.).

Pour obtenir Qualiopi, vous devrez :

• Analyser vos pratiques en regard des indicateurs du référentiel (information du public, gestion des compétences formateurs, accompagnement, etc.).
• Collecter les preuves (manuels qualité, fiches formation, évaluations, retours des stagiaires) démontrant la conformité.
• Choisir un organisme certificateur accrédité Cofrac et passer un audit initial. En cas de non-conformité, vous aurez un délai pour y remédier.
• Maintenir la certification via un audit de surveillance (souvent à 18 mois) et un audit de renouvellement au terme de la période de validité (3 ans).

Le tableau ci-dessous synthétise la différence entre la simple déclaration d’activité et la certification Qualiopi :

En somme, la déclaration d’activité vous rend légal, tandis que la certification Qualiopi vous rend éligible aux subventions et accroît votre crédibilité aux yeux des prescripteurs de formation.

4. Concevoir une offre pédagogique attractive et adaptée

Au-delà des démarches administratives, créer un organisme de formation signifie bâtir une offre pédagogique cohérente et attractive. Il est essentiel de définir des programmes en adéquation avec les besoins du marché, de concevoir des modalités d’apprentissage adaptées (présentiel, blended learning, e-learning), et de recruter ou mobiliser des formateurs compétents.

Voici quelques principes-clés pour structurer votre offre :

• Identifier clairement les compétences visées : Chaque formation doit décrire les objectifs (savoir-faire, savoir-être) en termes opérationnels et situer le niveau (initiation, perfectionnement, etc.).
• Adapter la durée : Ne cherchez pas à aligner toutes vos formations sur le même format. Certaines compétences nécessitent plus de pratique, d’autres un cursus plus court et intensif.
• Proposer une évaluation des acquis : Tests, mises en situation, projets tutorés, certifications : les apprenants (et les financeurs) apprécient la mesure objective de la progression.
• Veiller à la qualité pédagogique : Les supports (diaporamas, manuels, outils collaboratifs) doivent être actualisés et accessibles. Les formateurs, quant à eux, doivent être formés à l’ingénierie pédagogique et à la dynamique de groupe.

Le tableau suivant propose une approche pour concevoir vos fiches programmes :

Ces fiches programmes faciliteront la lecture de votre catalogue par les financeurs et les stagiaires potentiels, tout en démontrant la rigueur de votre organisme dans la conception des parcours.

5. L’accompagnement post-formation et la pérennisation

Enfin, créer un organisme de formation ne se limite pas à la mise en place initiale. La fidélisation des stagiaires et la légitimité de vos certifications dépendent également d’un suivi post-formation pertinent et d’un processus d’amélioration continue. Les structures de formation les plus reconnues offrent des dispositifs complets pour soutenir la montée en compétences dans la durée.

Parmi les bonnes pratiques :

• Proposer un accompagnement ou du tutorat après la formation : Les stagiaires peuvent échanger sur leurs difficultés, bénéficier de ressources complémentaires, et consolider ainsi les acquis.
• Évaluer la satisfaction et l’efficacité : Questionnaires à chaud et à froid, taux de réussite aux certifications, suivi de l’évolution professionnelle. Ces retours alimentent votre démarche qualité (Qualiopi) et légitiment votre offre sur le marché.
• Garder un contact régulier : Créer une communauté d’apprenants via des groupes en ligne, des webinaires de mise à jour, des événements de networking. Cela développe le sentiment d’appartenance et la notoriété de votre organisme.
• Se former à l’innovation pédagogique : Rester en veille sur les nouvelles approches (réalité virtuelle, apprentissage adaptatif, etc.) pour proposer des parcours novateurs et anticiper les attentes des entreprises.

Le tableau ci-dessous reprend les leviers pour pérenniser la relation avec vos anciens stagiaires et partenaires :

En intégrant ces dispositifs, vous bâtissez une réputation de sérieux et de bienveillance, suscitant la recommandation et la réinscription de stagiaires ou d’entreprises pour de nouvelles formations.

Conclusion

Au terme de ce tour d’horizon, il apparaît clairement que créer un organisme de formation s’inscrit dans une dynamique à la fois entrepreneuriale, pédagogique et réglementaire. Loin d’être un simple formalité, la mise en place d’un tel projet requiert une analyse poussée des besoins du marché, un montage juridique conforme, une ingénierie pédagogique soignée et une stratégie de financement adaptée. La déclaration d’activité constitue la première étape incontournable, permettant de légitimer l’organisme et d’accéder aux financements publics ou mutualisés, suivie d’une démarche qualité de plus en plus orientée vers la certification Qualiopi.

Les bénéfices sont multiples : notoriété renforcée, positionnement clair sur des domaines d’expertise, cohérence avec les réformes successives de la formation professionnelle. En parallèle, la maîtrise des critères de qualité et l’inscription éventuelle au RNCP (pour proposer des titres officiels) rassurent les employeurs et les particuliers en quête de formations valorisantes. Le développement de partenariats (entreprises, institutions) favorise la pérennisation et l’enrichissement progressif de l’offre.

Bien entendu, créer un organisme de formation ne se résume pas à un alignement administratif : il s’agit de construire de véritables parcours pédagogiques, de recruter des formateurs compétents, de structurer un suivi rigoureux (évaluations, bilans, correction des non-conformités) et d’entretenir une dynamique d’amélioration continue. L’organisme doit veiller au respect de la réglementation, entretenir une veille sur les évolutions légales et prendre en compte les retours d’expérience des stagiaires et des financeurs pour ajuster en permanence ses process.