Tout savoir sur la déclaration d’activité de formation

La déclaration activité formation est une obligation légale qui ne peut en aucun cas être considérée comme un « agrément », ni même un « label» de la part de l’Administration. Lorsque vous vous concentrez sur un domaine spécifique, la déclaration activité formation est un excellent moyen de développer votre entreprise et votre chiffre d’affaires.

Les avantages de la création de son organisme de formation

Avant de passer du côté pratique, rappelez-vous les principaux avantages de devenir un centre de formation, qu’il soit individuellement (en étant un formateur indépendant) ou pour votre entreprise. 

Lors de l’obtention du numéro de déclaration organisme de formation, vos clients peuvent aider à former le financement. Selon votre profil, différents dispositifs de support peuvent être activés.

Si vous organisez une formation de certification ou de diplôme, vos apprenants peuvent également utiliser leur compte de formation personnelle. Par conséquent, votre action de formation peut être entièrement prise en charge ou partiellement. 

Vous pouvez facilement organiser des formations inter-entreprises (si vos clients sont issus d’entreprises différentes) ou intra-entreprises (si tous les stagiaires sont issus de la même entreprise). Dans les deux cas, le loyer de la salle de formation doit être planifié à l’avance. 

À partir du moment où vous fournissez une formation de haute qualité, il est facile de vendre la formation à des clients existants ou potentiels en raison du coût limité après le support. Veuillez noter qu’il est très facile de créer un centre de formation et de devenir formateur, mais il ne faut pas prendre les procédures à la légère lors de sa création. En effet, en tant qu’organisme de formation, vous serez lié par de nombreuses règles, et si vous souhaitez effectuer des inspections, vous devez suivre ces règles ou faire face à de nombreuses amendes.

Les réflexions à mener en amont de son projet d’organisme de formation

Les premières réflexions tournent autour de sujets que vous pouvez vous enseigner. Dressez la liste de toutes les connaissances professionnelles que vous possédez et formez les lecteurs de connaissances professionnelles sur ces connaissances professionnelles. Utilisez-le comme base pour créer un business plan. 

En plus de votre capacité à vous former sur un sujet, le succès de votre organisation de formation dépend également de votre compréhension de l’apprenant cible. Il est important d’avoir un objectif clair et de savoir exactement quels sont leurs besoins. N’hésitez pas à avoir autant de discussions que possible avec vos prospects et clients pour déterminer leurs besoins et leurs problèmes. 

A l’issue de ce travail, vous saurez comment élaborer un plan de formation spécifique pour répondre aux besoins de votre clientèle cible. Veillez également à ne pas tomber dans la pièce de l’expert et à adapter le programme et les objectifs pédagogiques au niveau de votre cible.

Ensuite, vous pouvez créer votre catalogue de formation. Bien entendu, le catalogue se développera au fil du temps et grâce à la communication avec les apprenants.

Créer son centre de formation et obtenir son numéro de déclaration d’activité

Pour devenir officiellement formateur et procéder à la déclaration d’activité, vous devez être inscrit auprès de la DREETS (ou Administration régionale des affaires, de l’économie, de l’emploi, du travail et de la solidarité) de votre région. 

Comment créer et déclarer un organisme de formation ?

Cette déclaration doit être faite lors de votre première formation ou au plus tard dans les trois mois suivant celle-ci. Vous devrez fournir les documents suivants: 

  • Formulaire de déclaration d’activité du prestataire de formation 
  • Que vous soyez indépendant ou entreprise traditionnelle (SARL, EURL, SAS, SASU, etc.), justificatif de propriété du numéro de sirène. Veuillez noter que même si vous supportez le salaire, votre statut juridique n’affectera pas vos activités de formation. 
  • Un bulletin N°3 pour les casiers judiciaires de moins de 3 mois.
  • Liste des formateurs et leurs CV, qu’ils soient intégrés dans votre entreprise ou sous-traitants.
  • Le premier contrat de formation. Si vous offrez une formation à des personnes morales, cela peut être une convention de formation professionnelle, si votre client est un particulier, cela peut être un contrat de formation professionnelle. Veuillez noter que ces documents doivent fournir les informations suivantes: Numéro de déclaration d’activité (ou mention du «numéro de déclaration d’activité en cours d’octroi», nom du signataire ou nom de l’entreprise, nom et nature de la formation, durée de la formation, méthode de contrôle connaissances et approuver les actions de formation). 
  • Une copie du plan de formation. Pour ce document, veuillez-vous assurer que vous disposez des informations suivantes: objectifs de formation, public cible, prérequis nécessaires, délais, ressources pédagogiques et techniques mises en œuvre, contenu détaillé de la formation, suivi et évaluation.

Une fois que vous avez tous ces éléments, vous pouvez créer votre dossier de création d’organisme de formation. Ensuite, vous devrez l’envoyer par courrier recommandé aux DREETS de votre région (par exemple, DIRECCTE). 

Le processus est simple et la principale difficulté sera de trouver le premier client. En effet, lorsqu’une personne ou une entreprise vous demande une formation, pour accepter sa demande, vous devez enregistrer l’organisation. 

Cependant, lorsque vous avez offert le premier cours de formation, vous n’aviez pas encore de numéro d’événement ni de numéro d’inscription. C’est un peu comme un serpent qui se mord la queue, mais une fois que l’on franchit cet obstacle, c’est facile. Dans votre premier contrat ou accord, tant que vous n’avez pas de numéro de déclaration d’activité, il vous suffit de “le numéro de déclaration d’activité en cours”.

Le moyen le plus simple consiste à former un client de confiance à compléter ses papiers et son dossier. Après l’envoi de vos documents accompagnés des pièces justificatives, le délai de réponse est d’environ 30 jours. 

Cependant, il y a rarement un délai de 30 jours. Dans certains cas, DREETS peut refuser de créer des documents d’organisme de formation, en particulier si vos cours de formation ne respectent pas les exigences légales liées à la formation, ou si les documents (contrats, accords, procédures, etc.) ne contiennent pas d’informations obligatoires correctes, Ou si vous oubliez d’envoyer certains documents requis. 

Veuillez noter que vous pouvez obtenir une exonération de TVA, ceci à travers une demande. Les conditions sont les suivantes:

  • Avoir effectué la déclaration d’activité formation. 
  • Sauf la première année de l’événement, réaliser des rapports pédagogiques et financiers (ce document vous permet de déclarer vos activités à DIRRECTE chaque année). 

Ensuite, pour demander une exonération fiscale, il vous suffit de remplir le formulaire 3511 et de l’envoyer à DREETS par courrier recommandé. 

Il faut aussi comprendre que dans les trois mois suivant la création de l’organisme de formation, vous devez avoir créé un document réglementaire interne. Ce document comprend les mesures de santé et de sécurité liées au lieu de formation et les règles disciplinaires. 

Si la formation dure plus de 500 heures, il doit inclure les procédures d’élection des représentants formés. Vous pouvez trouver des exemples de règlement intérieur de votre région sur le site DREETS.

Quel statut juridique choisir pour créer son entreprise de formation ? 

Aucun statut spécifique n’est requis, vous pouvez choisir le statut qui convient le mieux à votre projet et business plan. 

Si vous êtes formateur personnel, vous pouvez choisir la micro-entreprise, la SARL unipersonnelle ou même la SASU. Si vous avez des employés SARL ou SAS. Le choix se fera en fonction de vos activités et de vos aspirations. 

Le meilleur moyen est de se faire conseiller dès le départ par un expert-comptable. Veuillez noter que ce choix affectera le régime fiscal et le type de responsabilité. Par conséquent, assurez-vous d’obtenir des conseils lors de la mise en place d’un organisme de formation. 

Veuillez noter que vous pouvez également passer par une société de transport, dont certaines vous fournissent même tous les services de gestion de l’organisme de formation en gestion. En fonction de votre situation, vous pourrez bénéficier d’une assistance dans la création d’entreprise et la mise en œuvre d’un business plan.

Les obligations à respecter lorsqu’on est organisme de formation

Après avoir officiellement effectué votre déclaration d’activité pour votre organisme de formation, vous aurez de nombreuses obligations. 

Habituellement, lorsque DREETS (Ex DIRECCTE) vous envoie votre numéro de téléphone, il vous fournira une journée d’informations. Conseil, allez-y. Même si cela prend une journée, vous aurez toutes les informations et obligations légales pour faire les choses correctement. 

Parmi ces obligations, par exemple, nous porterons une attention particulière à la remise d’un certain nombre de documents à vos clients:

Avant la formation : 

  • Convention de formation ou contrat de formation professionnelle (selon le cas) (entreprise ou particulier). Faites attention aux particuliers, les règles sont particulièrement strictes, notamment en ce qui concerne le délai de rétractation. 
  • Le règlement intérieur de votre organisme de formation. Pendant l’entraînement: Signer un document de démarrage pour chaque stagiaire et formateur chaque demi-journée. 

Après la formation :

  • Certificat de fin de formation. 
  • Certificat de présence / relevé de notes.

Vous devez également mettre en place des questionnaires d’évaluation de satisfaction à chaud (satisfaction) (après la formation) et à froid (par exemple après 3 mois). 

De plus, si vous sous-traitez la formation à un formateur (bien sûr, vous devez toujours vous inscrire sur DREETS), vous devez également signer un contrat de sous-traitance. Tous les prestataires de formation et formateurs indépendants qui devraient travailler avec vous le font systématiquement. 

Veuillez noter que si une inspection est effectuée mais que l’une de ces obligations n’est pas remplie, une amende peut être infligée. Pour chaque formation que vous proposez, pensez à conserver tous ces documents et à préparer une fiche récapitulative pour garder à l’esprit le montant à annoncer chaque année.

Quelques conseils pour aller plus loin et développer son activité de formation

Voici quelques conseils pour toute personne souhaitant participer à une formation professionnelle: 

  • Comprenez les informations personnelles de l’apprenant. Plus vous les comprenez, mieux vous pouvez créer des programmes de formation qui répondent vraiment à leurs besoins. Et votre programme sera plus facile à vendre. 
  • Maîtrisez tous les mécanismes de financement et fonds de formation. Si vous connaissez tous les mécanismes de financement internes, vous pouvez plus facilement guider les clients dans leurs démarches. CPF, OPCO, plan de développement des compétences, aide à la formation personnelle Pôle Emploi, crédit d’impôt pour cadres… Vous devez comprendre tous ces dispositifs et disposer d’observateurs actifs dans le domaine de la formation pour guider au mieux vos clients.
  • Avoir des kits d’outils fournis par les institutions de formation. Comme nous l’avons vu, les activités de formation sont constituées de nombreux documents (contrats, accords, signatures, certificats de présence, certificats de fin de formation, etc.). Afin de gagner en efficacité et gagner du temps, merci de vous équiper d’un CRM dédié à l’organisation de formation. 
  • Utilisez des méthodes de haute qualité dès que possible. Elle veillera à ce que vous receviez des fonds de formation à long terme. 
  • Assurez-vous de fournir des rabais de formation qualifiés à CPF. Pour obtenir une qualification CPF, vous devez prévoir les options suivantes: formation diplômante, formation certifiante, préparation à la formation CQP (Professional Qualification Certification), formation d’aide à la conduite des affaires ou évaluation des compétences. 
  • Avant de demander une taxe sur la valeur ajoutée exonérée de taxe, veuillez d’abord la calculer. En effet, après l’exonération de la TVA, vous ne pourrez plus recevoir la TVA d’achat liée à la formation. Par exemple, pour fournir une formation de certification, vous pouvez établir un partenariat avec un organisme de certification pour vous permettre de fournir une formation pour la certification. Vous pouvez également créer votre propre certificat, mais c’est un processus compliqué.

Après avoir mis en place une organisation de formation, vous devez établir des canaux de communication efficaces pour attirer les clients à participer à la formation. 

La base est d’avoir un site Web pour présenter votre offre. Par exemple, le site Web doit vous permettre de capturer des clients potentiels via un formulaire. Une fois le site Web mis en ligne, un plan de communication doit être élaboré. 

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