Les centres de formation ont pour obligation de se faire certifier par le Qualiopi depuis le 1er janvier dernier s’ils souhaitent continuer de bénéficier des financements publics rattachés aux formations professionnelles. Pour se faire, ils doivent passer un audit Qualiopi qui a pour ambition de vérifier que le centre répond bien aux 7 critères du RNQ de la certification. Mais savez-vous quels sont ces critères ? Pourquoi sont-ils nécessaires? Comment vérifier qu’ils sont respectés par le centre? On vous les liste dans la suite de cet article et l’on vous donne toutes les explications nécessaires.
Les critères demandés par Qualiopi
Chaque centre de formation qui se prépare à la certification Qualiopi se doit de connaître les 7 critères du Référentiel National Qualité exigés par France compétences, l’instance gouvernementale en charge du contrôle des formations professionnelles.
Le critère 1 Qualiopi concerne la diffusion de l’offre du centre de formation. Elle doit être claire, précise et présenter toutes les options que propose le centre de formation.
Le critère 2 Qualiopi présente les formations, leurs modules, le type de pédagogie adoptée.
Le critère 3 Qualiopi doit être clair sur le mode d’accompagnement qu’offre le centre de formation à ses élèves, ses apprentis.
Le critère 4 Qualiopi insiste sur l’environnement offert à l’apprenant lors de sa formation. Cela concerne les outils pédagogiques mis à disposition dans le centre, les locaux, les équipes.
Le critère 5 concerne l’équipe pédagogique en elle-même et la faculté du centre à la renouveler, à former son équipe.
Le critère 6 Qualiopi comprend les avancées légales des formations que doivent connaître les centres qui les dispensent. Dans ce critère sont aussi comptabilisées les actions de formation mises en place pour adapter les formations aux handicaps des individus (apprenants comme formateurs).
Le critère 7 Qualiopi montre les moyens mis en place par le centre pour recevoir les avis (favorables ou non ) des utilisateurs du centre. Le feedback doit être productif pour permettre une amélioration des aspects négatifs du centre.
Les étapes de la certification Qualiopi
Pour obtenir le Qualiopi, le centre de formation doit signer un contrat avec un organisme certificateur accrédité par le COFRAC. Ce certificateur est missionné par France compétences pour auditer le centre et vérifier que les 7 critères RNQ sont bien présents. Après l’audit, un rapport est fourni au centre indiquant quels sont les points de non conformités et l’échéance accordée au centre pour les corriger. Selon les erreurs (de mineures à majeures) le temps accordé peut être de 3 à 6 mois. La certification Qualiopi peut être accordée lorsque les non conformités sont peu nombreuses et mineures, dans le cas contraire le centre devra repasser son audit, et par la même occasion payer à nouveau (le coût de la certification avoisine les 1200 euros pour un centre de taille moyenne).
Comment se faire certifier Qualiopi du premier coup ?
Afin d’éviter d’avoir à repasser un audit payant, et de risquer de ne pas être certifié, il est recommandé aux centres de se faire accompagner par des sociétés professionnalisées dans la certification Qualiopi comme Ureachus. Cette société a déjà plus d’une centaine de certifications Qualiopi à son actif. Sa technique ? Passer au crible le centre de formation afin de préparer un dossier d’audit impeccable qui permet de recevoir la certification du premier coup, dès l’audit initial et donc de proposer des formations payées par les financements publics très rapidement.
Les non conformités Qualiopi
Obtenir son Qualiopi est faisable, dès l’audit initial à condition de s’y être préparé car même si vous pensez remplir toutes les cases du RNQ, vous serez surpris du nombre de non conformités qui peuvent se présenter lors de l’audit. Ces « lacunes » sont appelées non conformités mineures ou majeures en fonction du taux de gravité qu’elles impliquent, ce qui peut entraver voir annuler une certification Qualiopi. Dans le cas des non conformités mineures, un délai de 6 mois est accordé au centre pour y remédier, pour les non conformités majeures elles doivent être corrigées dans les 3 mois suivants la notification.
Et l’audit de surveillance?
cet audit de surveillance est un moyen, pour le certificateur, de vérifier que les critères de qualité sont toujours présents dans le centre de formation, car sans eux il n’y a plus de gage de qualité. Entre le 14ème et le 20ème mois après l’obtention de la certification Qualiopi, le centre est donc dans l’obligation, comme indiqué dans son contrat avec son certificateur, de passer un audit de surveillance qui vérifie que les critères et les indicateurs sont toujours suivis par le centre. Ainsi, toutes les actions de formations certifiées sont à nouveau auditées et les non conformités présentes lors du premier audit sont aussi analysées. Si le centre présente des non conformités, alors il lui sera demandé de les corriger, il disposera d’un délai, le même que lors de l’audit initial, c’est-à-dire 3 mois pour les non conformités majeures , et 6 mois pour les non conformités mineures. Si les corrections ne sont pas apportées à la fin du délai imparti, la certification Qualiopi peut être suspendue voire même complètement annulée. Il est donc préconisé de se faire suivre, tout au long de sa certification par des contrôleurs “Qualiopi” comme la société qui accompagne à la certification initiale et vérifie ainsi, avant l’audit de surveillance, que le centre répond toujours aux critères et que les non conformités qui devaient être solutionnées l’ont bien été en se livrant à un audit blanc quelques jours avant l’audit de surveillance du Qualiopi.
La certification Qualiopi est la certification numéro 1 des centres de formation en termes d’accréditation, il est ainsi impératif de bien travailler les 7 critères du RNQ avant de demander une certification et un passage de l’auditeur Qualiopi car cela représente une dépense pour le centre de formation proportionnelle à la taille du centre et aux actions de formations qui sont à certifier.
Il apparaît donc qu’investir dans une aide extérieure, comme s’adresser à Ureachus pour s’assurer d’être certifié rapidement peut s’avérer très rentable au final pour le centre et la dépense représentée est vite remboursée par les multiples formations CPF qui vont en découler, formations rémunérées par les financements publics.
