Journée d’audit Qualiopi : comment ça se passe ?

Le face à face avec l’auditeur est une expérience souvent appréhendée par les audités. En effet, l’issue de cette rencontre donne droit, ou pas, au sésame QUALIOPI. Sans l’avoir vécu, il est difficile de s’imaginer la journée et l’inconnu fait toujours peur. Cet article vous donnera un aperçu concret d’une journée d’audit type, afin de pouvoir l’organiser au mieux.

Accueil

La journée démarre en général vers 8h30, et il est de coutume de prendre 5 à 10 min avec l’auditeur pour faire connaissance autour d’un café et faire une petite visite guidée des locaux.

Réunion d’ouverture (15-20 min)

De façon officielle, l’auditeur va présenter le déroulement de la journée, les conditions d’audit, le rappel des règles, de la durée, et de l’organisation de l’audit.

Audit – bureaux / locaux / salle de formations

L’audit commence, l’auditeur va généralement dérouler les critères dans l’ordre du référentiel. En fonction de la taille de l’organisme et des sujets à traiter, l’audit peut se dérouler en salle de réunion ou dans le bureau de l’audité. L’auditeur a toute latitude pour vérifier la réelle mise en application de vos dispositions et demander à accéder à une salle de formation, un point d’affichage ou autre.

Déjeuner

Le déjeuner est un moment de convivialité, en dehors de l’audit. Profitez-en pour emmener l’auditeur déjeuner dans un endroit sympa. Sans faire de zèle. Pensez bien à respecter les horaires prévus.

Si vous avez des questions, vous pouvez en profiter pour demander l’avis de l’auditeur qui sera en mesure d’y répondre plus ouvertement qu’en audit. Pour rappel, un auditeur est là pour constater, il n’a pas le droit de faire de conseil.

Retour à l’audit

L’audit continue conformément au plan d’audit. Lorsque les entretiens sont terminés, l’auditeur s’isole pour préparer la réunion de clôture.

Réunion de clôture

L’auditeur va rappeler le contexte de l’audit, et énonce les constats.

En cas de non-conformités observées, l’auditeur doit vous fournir un constat écrit de non-conformité et vous expliquer les modalités de réponse ainsi que le délai dont vous disposez pour lui fournir les éléments de réponse. Dans tous les cas, une analyse des causes de non-conformité sera à réaliser pour définir les actions à mener ainsi que les délais que vous prévoyez.

Revue technique

Une fois le rapport finalisé transmis à l’organisme certificateur, il est analysé lors d’un comité technique qui est le seul apte à décider de l’attribution de la certification. Il peut reclasser des écarts s’il estime que l’auditeur s’est trompé.

Si tout est en ordre, le comité valide ainsi la certification et vous recevrez le certificat qualiopi dans les semaines qui suivent.

Rédigé par
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Mohamed El Gheribi

CMO 

5 août 2021
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