Qu’est-ce qu’un audit ?
Un audit est une prestation d’évaluation qui permet de déterminer dans quelle mesure des critères d’audit sont satisfaits. Pour Qualiopi, l’auditeur s’assure que le processus en place chez l’audité est conforme aux exigences du référentiel national qualité. Comment ? Il consulte et évalue des preuves d’audit, souvent documentaires, de manière objective, bienveillante et transparente.
Comment se déroule un audit Qualiopi ?
Le premier audit Qualiopi est souvent une source d’inquiétude pour le personnel et le gérant d’un organisme évalué. En effet, la certification est un enjeu majeur pour les prestataires de formation. Elle est obligatoire pour continuer à bénéficier des fonds formations des clients. Parfois, il en va de la survie d’un organisme.
A ce titre, l’auditeur n’est pas un inspecteur ou un juge. Il est simplement ici pour vous permettre de démontrer le respect des exigences des indicateurs.
Avant l’audit: la préparation
Avant l’audit, vous aurez des semaines (voir des mois) pour vous préparer et réunir les éléments de preuve à fournir et les réponses potentielles. Vous pourrez vous aider de nos pages d’informations sur les indicateurs du référentiel national qualité.
En parallèle de votre préparation, nous définissons ensemble, via un plan d’audit, les modalités suivantes : la date de l’audit souhaitée par le candidat, le périmètre de l’audit (Types d’actions), le(s) nom(s) des personnes à rencontrer et les indicateurs du référentiel concernés par l’audit.
Audit Qualiopi, le Jour-J
L’audité accueille l’auditeur dans des locaux adaptés à la conduite de l’audit.
Réunion d’ouverture
Dans un premier temps, la réunion d’ouverture permet de poser les bases d’une journée riche et chargée. L’auditeur se présente, et donne la parole aux audités à travers un tour de table. Chacun dispose du temps nécessaire pour présenter ces activités.
Ensuite, l’auditeur rappelle le contexte de l’évaluation, les enjeux, les différents délais à respecter, etc. Il confirme avec les audités les éléments renseignés dans le plan d’audit: la disponibilité des personnes à rencontrer et les modalités logistiques.
L’auditeur donne le ton : il va créer un climat de confiance tout en montrant la valeur ajoutée de l’audit, tout en respectant les valeurs d’objectivité, de transparence et d’indépendance.
Pour conclure cette réunion, les personnes présentes peuvent formuler des interrogations sur le fonctionnement de l’audit. Ensuite, l’évaluation peut commencer !
L’évaluation des indicateurs
L’auditeur évalue la conformité de vos processus par rapport aux exigences du référentiel national qualité. L’objectif est de répondre, pour chaque indicateur, au niveau attendu.
Concrètement, comment cela se déroule ? Au travers de sa grille d’audit, il va poser des questions généralistes et évaluer votre réponse.
Ainsi, à l’issue de l’audit, vous recevez sous 5 jours votre rapport d’audit. Celui-ci mentionne le nombre d’indicateurs conformes et non-conformes.
La réunion de clôture
À la fin de la journée d’évaluation, l’auditeur synthétise les différents éléments rédigés dans sa grille d’audit. Il prépare la dernière étape de l’audit, à savoir la réunion de clôture. Cette réunion a pour objectif de présenter les constatations et les conclusions de l’audit. On va retrouver les indicateurs conformes et ceux qui seront non-conformes. L’auditeur précise à l’audité les délais à respecter dans le cadre du traitement des non-conformités.
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