Indicateur 16

L’indicateur 16 de Qualiopi garantit que les conditions de présentation à la certification respectent les exigences des autorités compétentes. Découvrez comment y répondre efficacement.
  • Actions visées · Actions de formation, CFA, VAE
  • Critère visé · Critère 3
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Partie 1/3

Collecte des documents

Une préparation minutieuse des preuves et des données est essentielle pour démontrer votre conformité.

📂 Exemple de preuves

Pour démontrer votre conformité, rassemblez les documents suivants :

  • Informations communiquées : Déroulement des évaluations, conditions d’examen (présentiel/distance), preuves d’inscription aux sessions d’évaluation.
  • Documents administratifs : Convention de partenariat avec le certificateur, habilitation à évaluer, référentiel d’évaluation, règlements d’organisation des examens.
  • Éléments d’évaluation : Procès-verbaux, livrets d’évaluation, attestations de réussite ou de suivi des formations obligatoires.

📑 Justificatifs obligatoires

Assurez-vous de prévoir des modalités d’aménagement adaptées aux personnes en situation de handicap et documentez-les.

🛠️ Outils recommandés

Facilitez la centralisation et la mise à jour des documents :

  • Airtable : Créez une table pour chaque session de certification avec des champs pour les dates, statuts, et résultats.
  • Exemple concret : Utilisez une vue calendrier pour visualiser les échéances et suivre la progression.
Partie 2/3

Réponses à l’indicateur

Répondre efficacement à cet indicateur nécessite des données chiffrées, précises et bien organisées.

📝 Niveau attendu

Les organismes doivent prouver qu’ils :

  • Respectent toutes les exigences spécifiques des certifications.
  • Préparent les bénéficiaires en fonction des modalités d’évaluation.
  • Orientent les candidats vers les évaluateurs compétents si nécessaire.

🛡️ Obligations spécifiques

Pour la VAE, le prestataire doit :

  • Documenter les demandes de conditions et calendriers auprès des certificateurs.
  • S’assurer que les bénéficiaires sont bien informés des étapes.

📑 Réponse à l’auditeur

Présentez une documentation claire et complète :

  • Plans de préparation à la certification.
  • Procédures internes pour garantir l’application des exigences des certificateurs.
  • Historique des collaborations avec les certificateurs.
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Erreurs et recommandations

Identifiez et anticipez les erreurs potentielles pour éviter les non-conformités et garantir votre succès.

❌ Non-conformité mineure

Non applicable à cet indicateur.

⚠️ Non-conformité majeure

Des non-conformités majeures peuvent être relevées dans les cas suivants :

  • Absence de respect des exigences des autorités de certification.
  • Application partielle ou inexistante des exigences spécifiques.
  • Conditions inadéquates ou non conformes pour les candidats.

Action à entreprendre : En cas de non-conformité, préparez un plan correctif à soumettre dans un délai de 3 mois suivant l’audit.

🛡️ Recommandations pour votre audit

Adoptez ces bonnes pratiques :

  • Veille active sur les exigences : Actualisez régulièrement vos informations en lien avec les certificateurs.
  • Formation du personnel : Sensibilisez vos équipes aux spécificités de chaque certification.
  • Suivi rigoureux : Utilisez des outils numériques pour documenter toutes les étapes du processus.
  • Accompagnement personnalisé : Préparez les candidats avec des sessions dédiées aux exigences des examens.

En respectant les exigences de l’indicateur 16, vous renforcez la crédibilité de votre organisme et garantissez la qualité et la reconnaissance des certifications délivrées.

Vous avez également la possibilité de nous déléguer l'ensemble de vos démarches Qualiopi (y compris l’indicateur 16). Avec plus de 700 audits Qualiopi réussis et la présence d'un de nos experts le jour J, nous vous garantissons une préparation optimale et une conformité totale pour réussir votre audit.

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  • Lancement

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Questions récurrentes

Réunissez les informations sur le déroulement des évaluations, les conditions d’examen (présentiel/distance), les preuves d’inscription aux sessions, ainsi que les documents administratifs tels que la convention de partenariat avec le certificateur, l’habilitation à évaluer, et les référentiels d’évaluation.

Utilisez Airtable pour centraliser les informations. Créez une table dédiée aux sessions de certification avec des champs pour dates, statuts, et résultats. Vous pouvez également configurer une vue calendrier pour suivre les échéances et assurer le suivi de la progression des candidats.

L’organisme doit démontrer qu’il respecte les exigences des certifications, prépare les bénéficiaires en fonction des modalités d’évaluation, et oriente les candidats vers les évaluateurs compétents si nécessaire. Il doit aussi s’assurer que les conditions d’évaluation sont adaptées aux personnes en situation de handicap.

En cas de non-conformité, comme le non-respect des exigences des autorités de certification ou des conditions inadéquates, préparez un plan correctif à soumettre dans les 3 mois suivant l’audit.

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