Indicateur 1

L’indicateur 1 de Qualiopi garantit que les organismes de formation diffusent des informations précises, accessibles et vérifiables sur leurs prestations. Découvrez comment satisfaire cet indicateur et réussir votre audit.
  • Actions visées · Actions de formation, Bilan de compétences, CFA, VAE
  • Critère visé · Critère 1
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Collecte des documents

Une préparation minutieuse des preuves et des données est essentielle pour démontrer votre conformité.

📂 Exemple de preuves

Avant de commencer, rassemblez tous les documents nécessaires qui démontrent que vous respectez l’indicateur. Voici les éléments à réunir :

  • Programmes de formation : Détaillant les objectifs, contenus, durée, modalités d’accès et moyens pédagogiques.
  • Supports de communication : Plaquettes, brochures, pages web, ou réseaux sociaux mentionnant vos offres.
  • Fiches d’information : Incluant les tarifs, conditions d’accessibilité, et autres informations pertinentes pour les publics spécifiques (handicap, apprentis, etc.).

📑 Justificatifs obligatoires

Assurez-vous que votre organisation dispose des éléments requis pour répondre aux exigences légales et contractuelles :

  • Numéro SIRET : Identifiant juridique de votre organisme.
  • Charte d’accessibilité : Mentionnant les aménagements prévus pour les publics spécifiques.
  • Certifications ou accréditations : Par exemple, preuve de conformité Qualiopi si applicable.

🛠️ Outils recommandés

Simplifiez la gestion et la présentation de vos informations en adoptant des outils dédiés :

  • Exemple de logiciel : Utilisez Airtable pour créer des bases regroupant les informations sur vos prestations, accessibles et organisées efficacement.
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Réponses à l’indicateur

Répondre efficacement à cet indicateur nécessite des données chiffrées, précises et bien organisées.

📝 Niveau attendu

Pour respecter pleinement l’indicateur, voici ce qui est attendu :

  • Information exhaustive et vérifiable : Tous les éléments doivent être couverts (objectifs, prérequis, modalités d’évaluation, etc.).
  • Diffusion accessible : Les informations doivent être facilement accessibles au public, sur plusieurs canaux (site web, brochures, etc.).
  • Mise à jour régulière : Une mention explicite de la dernière actualisation est nécessaire.

🛡️ Obligations spécifiques

Certaines actions auditées nécessitent des précisions particulières :

  • Pour les bilans de compétences : Les prérequis ne sont pas obligatoires à mentionner.
  • Pour la VAE : Les contraintes et processus doivent être détaillés, y compris les modalités d’instruction et de recevabilité.
  • Formations certifiantes : Mentionnez le libellé exact, le code RNCP/RS et les coordonnées du certificateur.

📑 Réponse à l’auditeur

Lors de l’audit, voici ce que vous devez expliquer et démontrer pour satisfaire l’indicateur :

  • Présentez vos supports de communication : Montrez vos brochures, pages web, et plaquettes détaillant vos prestations, avec un accès visible aux informations clés (tarifs, délais, prérequis).
  • Expliquez vos modalités de diffusion : Démontrez que l’information est accessible au public, sur des supports en ligne ou imprimés.
  • Justifiez la mise à jour des informations : Fournissez des preuves de révisions régulières, comme des captures d’écran datées ou des journaux de mise à jour.
  • Répondez clairement aux questions : Préparez des exemples concrets pour montrer comment vos informations répondent aux besoins des apprenants et des entreprises.
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Erreurs et recommandations

Identifiez et anticipez les erreurs potentielles pour éviter les non-conformités et garantir votre succès.

❌ Non-conformité mineure

Une non-conformité mineure désigne des écarts légers ou isolés qui n’affectent pas gravement la qualité de vos prestations :

  • Informations partiellement accessibles ou manquantes sur certains supports.
  • Omission temporaire de certains éléments (comme les modalités de mise à jour).

Action à entreprendre : Documentez les corrections nécessaires et soumettez-les rapidement à l’auditeur.

⚠️ Non-conformité majeure

Une non-conformité majeure peut entraîner un échec ou une suspension de la certification :

  • Absence totale de supports informatifs ou données incorrectes.
  • Manque significatif de preuves sur plusieurs prestations ou documents.

Action à entreprendre : Préparez un plan d’action détaillé et fournissez-le dans le délai imparti pour corriger les écarts identifiés.

🛡️ Recommandations pour votre audit

Pour garantir un audit fluide et réussi, suivez ces conseils :

  • Créer une équipe dédiée : Responsables de la présentation des preuves et de la gestion des questions.
  • Préparer un dossier complet : Rassemblez tous les documents dans un format facilement consultable.
  • Simuler l’audit : Entraînez-vous avec vos équipes pour anticiper les questions de l’auditeur.
  • Prendre des notes : Notez les remarques et observations faites par l’auditeur pour améliorer vos processus.

Vous avez également la possibilité de nous déléguer l'ensemble de vos démarches Qualiopi (y compris l’indicateur 1). Avec plus de 700 audits Qualiopi réussis et la présence d'un de nos experts le jour J, nous vous garantissons une préparation optimale et une conformité totale pour réussir votre audit.

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Questions récurrentes

L’indicateur 1 vérifie que les informations sur les formations sont complètes, accessibles et à jour. Il s’agit de garantir que les apprenants peuvent obtenir toutes les informations nécessaires avant de s’engager, pour assurer la transparence des prestations.

Documents à fournir pour prouver la conformité :

  • Programmes de formation (objectifs, contenu, durée, etc.)
  • Supports de communication (plaquettes, brochures, site web)
  • Fiches d’information (prix, conditions d’accessibilité)
  • Documents administratifs (SIRET, certification Qualiopi, etc.)

L’auditeur s’assure que l’information est facilement accessible sur différents supports et qu’elle est régulièrement mise à jour. Vous devez démontrer que vos informations sont visibles et disponibles pour tous, à tout moment.

À prouver :

  • Accessibilité via plusieurs supports (site web, brochures papier, réseaux sociaux)
  • Preuves de mise à jour régulière (captures d’écran, journaux de modifications)
  • Visibilité des informations clés (tarifs, prérequis, objectifs)

Les formations certifiantes doivent être clairement identifiées avec les informations essentielles : libellé exact de la certification, code RNCP/RS et coordonnées du certificateur.

À inclure :

  • Libellé exact de la certification
  • Code RNCP/RS
  • Coordonnées du certificateur

En cas de manquements ou d’erreurs, vous devez être capable de corriger rapidement. Une réponse proactive est nécessaire pour éviter une non-conformité majeure qui pourrait compromettre la certification.

Actions à prendre :

  • Corriger immédiatement les informations manquantes ou incorrectes
  • Soumettre les informations corrigées à l’auditeur dans les délais
  • Préparer un plan d’action détaillé si l’écart est significatif

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